Workflow

Uno strumento ambizioso

Una delle richieste che più spesso riceviamo suona più o meno così “Sto cercando uno strumento semplice ed efficace che mi aiuti a gestire un particolare flusso operativo della mia azienda”. La risposta che l’imprenditore in questione si sente rispondere è sempre la stessa, non esiste un software così specifico e scrivere qualcosa da zero ha dei costi sempre troppo alti. I workflow di IDempiere sono pensati proprio per soddisfare le più disparate esigenze dei clienti, l’idea di base è quella di poter creare un flusso operativo andando a coinvolgere documenti, processi ed utenti.

In IDempiere un workflow o flusso operativo è costituito da una serie di passi di processo (task) che devono essere eseguiti in una sequenza predeterminata.

Workflow di tipo Wizard

Possono essere utilizzati come “wizard” e consentono di ricordare e spiegare tutte le operazioni da eseguire per ottenere un determinato obiettivo. In IDempiere già sono inseriti workflow di questo tipo, ad esempio uno di questi aiuta a guidare la configurazione iniziale del sistema stesso, gli step da seguire sono i seguenti:

• il client (parametri dell’azienda, le organizzazioni (struttura aziendale/capogruppo)
• i ruoli utente (definizione dei ruoli che gli utenti aziendali avranno nel sistema)
• gli utenti (definizione utenti del sistema)
• le importazione da file del piano dei conti/combinazioni contabili

IDempiere aiuta l’utente mostrando la struttura del workflow e dando anche la possibilità di cliccare sui singoli step così da aprire direttamente la finestra associata al nodo cliccato.

Workflow di tipo Elaborazione documento

I workflow possono anche definire le procedure interne per completare un documento. Il default prevede che ogni documento venga automaticamente completato quando l’utente clicca sul tasto Completa.

Questa procedura può essere personalizzata dal cliente adattando il flusso alle proprie esigenze interne. Ad esempio è possibile aggiungere una richiesta di approvazione da parte del responsabile ufficio acquisti se l’ordine supere un certo valore ed è possibile inviare una mail di notifica ad un ruolo o utente una volta completato l’ordine. Questo è soltanto un esempio di come si può intervenire sui workflow, un altro aspetto importante è che IDempiere tiene traccia di tutti i passaggi effettuati, utente e giorno/ora dell’operazione, così da poter ricostruire il percorso fatto da un certo documento.